Functieomschrijving:

De projectleider voor dit traject speelt een cruciale rol in een organisatie breed veranderproces waarbij twee veiligheidsregio’s overstappen naar één uniform e‑maildomein. Het project heeft grote impact op medewerkers, processen en applicaties. Zoals in het projectplan staat: “De migratie heeft een aanzienlijke impact op medewerkers, omdat het primaire account en de inloggegevens wijzigen.” Daarom vraagt dit project om een projectleider die niet alleen stuurt op resultaat, maar vooral rust, duidelijkheid en verbinding brengt.

Kernprofiel

De projectleider is een gestructureerde, verbindende en communicatief sterke professional die in staat is om een complex, organisatie breed verandertraject te leiden. Hij of zij bewaakt de voortgang, creëert overzicht en zorgt dat alle betrokken teams in samenhang bewegen richting één doel.

De ideale kandidaat begrijpt dat dit project niet draait om techniek, maar om menselijke impact, heldere regie en zorgvuldige begeleiding.

Belangrijkste Competenties

1. Structuur aanbrengen en vasthouden

De projectleider werkt planmatig, creëert overzicht en houdt koers in een project met veel afhankelijkheden. Het projectplan benadrukt dat de migratie “gefaseerd wordt uitgevoerd in zes fasen” en dat elke fase een formele Go/NoGo kent. De projectleider zorgt dat deze structuur wordt bewaakt, dat deadlines worden gehaald en dat risico’s tijdig worden gesignaleerd. Gedragsvoorbeelden:

• Maakt complexe informatie eenvoudig en inzichtelijk.

• Bewaakt planning, capaciteit en prioriteiten.

• Werkt met duidelijke mijlpalen en besluitmomenten

2. Regie voerend en besluitvaardig

De projectleider neemt eigenaarschap over het totale proces en stuurt op voortgang, kwaliteit en samenwerking. In het projectplan staat dat escalaties via de projectleider verlopen en dat deze persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van alle fasen. “Het projectteam legt verantwoordelijkheid via de projectleider af aan de gedelegeerd opdrachtnemer.”

Gedragsvoorbeelden:

• Durft knopen door te hakken.

• Stuurt teams aan zonder hiërarchische macht.

• Bewaakt dat randvoorwaarden (zoals capaciteit van functioneel beheer) worden ingevuld.

3. Communicatief sterk

Heldere communicatie is essentieel, omdat medewerkers moeten begrijpen wat er verandert en wat er van hen wordt verwacht. Het projectplan benadrukt: “De communicatie- en begeleidingsaanpak is ontworpen om gebruikers tijdig, duidelijk en volledig te informeren.”

Gedragsvoorbeelden:

• Kan complexe veranderingen begrijpelijk uitleggen.

• Communiceert proactief, transparant en doelgroepgericht.

• Werkt nauw samen met de communicatieadviseur en teamleiders.

4. Verbindend en organisatie-sensitief

De projectleider brengt mensen, belangen en disciplines samen. Het project raakt vrijwel iedereen, zoals: “Key users, vrijwilligers, alle vaste medewerkers, teamleiders, directie en functioneel beheerders zijn betrokken.” Dat vraagt om iemand die vertrouwen wekt, samenwerking stimuleert en weerstand kan ombuigen.

Gedragsvoorbeelden:

• Bouwt bruggen tussen afdelingen en teams.

• Heeft oog voor cultuurverschillen tussen de twee regio’s.

• Creëert draagvlak door goed te luisteren en verwachtingen te managen.

5. Begeleidend voor het (project) team .

De projectleider ondersteunt teams in hun rol, motiveert en zorgt dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Het projectplan benoemt dat medewerkers intensief begeleid moeten worden, bijvoorbeeld tijdens de pilot en uitrol: “Het A-team is aanwezig om medewerkers te ondersteunen… Key users signaleren knelpunten… Teamleiders informeren en faciliteren medewerkers.

Gedragsvoorbeelden:

• Creëert een veilige en gestructureerde werkomgeving.

• Helpt teams prioriteiten te stellen.

• Stimuleert samenwerking en eigenaarschap.

Ervaring en achtergrond (niet technisch, wel relevant) De ideale projectleider heeft ervaring met:

• Organisatie brede verandertrajecten.

• Projecten met hoge gebruikersimpact.

• Stakeholdermanagement in een complexe omgeving.

• Het begeleiden van teams door verandering.

Technische kennis is niet noodzakelijk; begrip van impact, processen en afhankelijkheden is voldoende.

Toegevoegde waarde van deze projectleider

Deze projectleider zorgt ervoor dat de migratie voorspelbaar, beheersbaar en mensgericht verloopt. Hij of zij brengt rust in een traject dat veel vraagt van medewerkers en teams, en zorgt dat de organisatie klaar is voor de volgende stap in harmonisatie.

Omvang en inzet

• Inzet: gemiddeld 20 uur per week. Waarbij bij aanvang en piekmomenten waarschijnlijk 24 uur nodig is, welke gedurende de looptijd wordt afgebouwd naar 16 uur per week.

• Duur: de verwachting is dat het traject in ieder geval tot aan de zomervakantie ’26 in beslag zal nemen. Mogelijkheid tot verlenging - in overleg - tot uiterlijk november ’26.

• Locatie: merendeel van de tijd is fysieke aanwezigheid noodzakelijk, met name tijdens pilot, migratie‑dagen en projectgroep overleggen en andere contactmomenten